Minutes of meeting là gì

      86
Cách tăng công dụng tạo meeting minutes bằng phương pháp sử dụng tool hỗ trợ!

Meeting minutes là gì?

Meeting minutes là biên bạn dạng tường thuật cuộc họp. Bao gồm vai trò chính là lưu giữ các nội dung diễn ra trong cuộc họp, được đánh giá là bản ghi ghi nhớ hoặc làm hồ sơ họp.Bạn đang xem: Minutes of meeting là gì

Ở một vài công ty, meeting minutes đóng một vai trò quan trọng như là một thành phầm bàn giao (deliverables) cho quý khách thay đến các báo cáo thông hay khác.

Bạn đang xem: Minutes of meeting là gì

Bạn sẽ xem: Minutes of meeting là gìBạn đang xem: Minutes of meeting là gì

Tại sao lại bắt buộc meeting minutes?

Mục đích chính của meeting minutes là để lưu lại tất cả phần nhiều gì ra mắt trong buổi họp, là bạn dạng ghi nhớ cho tất cả những người tham gia, cũng giống như để để share thông tin với những người dân không xuất hiện và những bên khác thâm nhập cuộc họp, dường như còn giúp ngăn ngừa việc thiếu xót các bước nào đó xảy ra chỉ vì sự đãng trí của một ai đó.

Trong meeting minutes lưu lại các mục thảo luận, hướng giải quyết, tình trạng bây giờ và hành vi tiếp theo, tương tự như lịch trình công việc nên nó cũng rất có thể dùng làm cho checklist công việc, giúp cải thiện chất lượng công việc và giúp thực hiện các cuộc họp tiếp theo một cách công dụng hơn.

Trong quá trình thường có nhiều meeting diễn ra với tần suất khác biệt như hàng ngày, sản phẩm tuần, sản phẩm tháng, …Với đa số meeting có tần suất chi chít và văn bản quan trọng, bài toán ghi chép lại meeting minutes là một các bước đòi hỏi tỉ mỉ, cẩn trọng và công tích hơn đa số người nghĩ.

Trong bài viết này, cửa hàng chúng tôi sẽ trình làng các mấu chốt quan trọng đặc biệt để sản xuất meeting minutes kết quả và các công vắt giúp tiến hành điều đó, hy vọng nó sẽ có ích cho những người gặp gỡ rắc rối với cách viết meeting minutes hoặc với những người muốn giảm thời gian quan trọng để chế tác 1 phiên bản meeting minutes.

Các điểm đặc biệt quan trọng khi tạo meeting minutes hiệu quả

1. Take memo

Để gồm cơ sở chế tác meeting minutes buộc phải ghi chú nội dung.

Càng ghi chú đưa ra tiết, kỹ lưỡng thì bài toán tạo meeting minutes sau đó càng đơn giản và dễ dàng và dễ dàng.

Tuy nhiên, trường hợp chỉ chú thích lộn xộn theo phong cách từng đám quanh vùng nghuệch ngoạc khắp địa điểm trong sổ thì sẽ trở ngại cho việc tổ chức lại thông tin, vì chưng vậy điều đặc biệt là bắt buộc ghi chú theo như đúng thứ từ bỏ của meeting.

2. Sử dụng template

Bạn rất có thể tiết kiệm thời gian và công sức bằng cách tạo template mẫu dựa theo các mục mục vẫn được dự tính họp (agenda) cùng bạn chỉ việc ghi chú câu chữ vào đúng format trong mẫu mã đã chế tạo ra sẵn.

Thậm chí chúng ta có thể tạo template đơn giản và dễ dàng ngay trong buổi họp dựa theo phần đông nội dung trình bày trong cuộc họp.

3. Sử dụng tool

Bằng cách sử dụng những công rứa để tạo meeting minutes chúng ta cũng có thể cải thiện công dụng rõ rệt cùng giảm sức lực của mình.

Sau khi tạo bởi tool chúng ta cũng có thể chia sẻ realtime ngay lập tức, giúp thuận lợi kết nối với gần như người tham dự cuộc họp.

Các tool rất có thể tạo meeting minutes hiệu quả:

GIJI

GIJI là app chuyên được dùng để tạo thành meeting minutes được trang bị một loạt các tác dụng phong phú để hỗ trợ tạo meeting minutes hiệu quả.

Ưu điểm:

Là tool chuyên được dùng tạo meeting minutes

Bất kỳ người nào cũng có thể tạo meeting minutes bằng cách sử dụng app editoer chăm dụng

Giao diện vô cùng solo giản, dễ dãi sử dụng:

Hoàn toàn không tồn tại những tính năng dư vượt nên hoàn toàn có thể chuyên tâm sinh sản meeting minutes nhưng không phả vì chưng dự.

Khuyết điểm:

Vì không thực hiện trên điện thoại cảm ứng thông minh được đề nghị không thể confirm lúc ở xung quanh công ty.

Xem thêm: Nêu Nguyên Nhân Và Vai Trò Thoái Hóa Giống Là Gì ? Câu 1 A Thoáihóalà Gì Nguyên Nhân C

AmiVoice

Là một hệ thống tự động cắt khẩu ca trong cuộc họp bằng cách sử dụng công nghệ deep learning.

Ưu điểm:

Chuyển thay đổi văn bản tự động hóa với nhiều lĩnh vực nhiều chủng loại khác nhau.

Nhận dạng văn bản tự động bằng thừa nhận dạng giọng nói, không những áp dụng cho những cuộc họp thường thì mà còn mang lại nhiều nghành khác như phỏng vấn, khảo sát điều tra thị trường.

Có thể chỉnh sửa bổ sung cho văn bản auto chuyển đổi bởi một screen chuyên dụng

Khuyết điểm:

Chi chi phí đắt đỏNgoài gói tối thiểu là 20.000$ thì nên sắm những thiết bị chuyên được dùng hỗ trợ khác.

3 bí quyết khi tạo meeting minutes

1. Chế tác format/template

Bằng cách sử dụng các mẫu cùng định dạng, bạn có thể tạo meeting minutes tác dụng hơn là viết xuất phát từ 1 tờ giấy trắng.

Ngoài ra, vìmeeting minutes được áp dụng nhiều lần, để hoàn toàn có thể lưu lại các thông tin đặc biệt một cách công dụng nhất thì cần liên tục cập nhật template mới tương xứng cho từng meeting.

2. Chuẩn bị trước

Nắm bắt trước mục đích và ageda của meeting để giúp bạn tạo thành một meeitn minutes mạch lạc, đầy đủ.

Biết trước để bạn chủ động nắm thông tin tương tự như tìm phát âm về một thuật ngữ hay quá trình nào này mà bạn ko biết.

3. Không bỏ qua thông tin vào meeting

Nếu bạn ngừng meeting minutes ngay lập tức trong cuộc họp, các bạn sẽ bỏ lỡ vài thông tin đặc biệt vì các bạn không thể triệu tập vào cuộc họp do quá chăm nom vào việc tiến hành tạo meeting minutes.

Do đó, tốt nhất có thể là tránh việc viết đầy đủ câu tuyệt đối hoàn hảo trong cuộc họp, hãy ưu tiên chú giải lại các thông tin tại mức độ hoàn toàn có thể nhìn và hiểu được, sắp xếp nội dung tại chỗ một phương pháp mạch lạc đúng trang bị tự, ghi được càng nhiều thông tin càng giỏi và buộc phải ghi chú ngắn gọn, dễ hiểu. .

Nếu sử dụng máy vi tính không kịp thì các bạn hãy ghi chú bởi sổ.

Cách viết một meeting minutes

1. Trình bày cụ thể các điểm đặc biệt trong meeting minutes

Nhất định đề xuất ghi những hạng mục sau đây:

Tên cuộc họp

Ngày giờ đồng hồ meeting

Địa điểm meeting

Người gia nhập (và những người được yêu cầu tham gia mà lại vắng mặt tất nhiên lý do)

Mục đích meeting

Các vấn đề (Nội dung)

Tình trạng và giai đoạn (của dự án, task)

Các ngôn từ được bàn luận và quyết định trong meeting (ai phụ trách, deadline giải quyết)

Các sự việc cần report cho lần họp tới

Khi ghi chép cần được ghi cụ thể để ai gọi meeting minutes cũng đọc được sự việc trình bày.

Các hạng mục trên phần đông là các mục cần thiết cho mỗi lần meeting, yêu cầu đưa vào template sẽ tốt hơn.

2. Áp dụng 5W1H

What: mẫu gì

Why: tại sao

When: khi nào

Where: Ở đâu

Who: Ai

How: như vậy nào

Tóm tắt

Chúng tôi hi vọng rằng bạn cũng có thể sử dụng những công ráng được giới thiệu ở đây để tạo ra meeting minutes hiệu quả.