"scope of work" có nghĩa là gì?

      27

SOW là bảng kê khai công việc, là những yêu cầu tối thiểu trong công việc mà chúng ta mong muốn người hợp tác có thể thực hiện được. Cùng tìm hiểu SOW là gì qua bài viết dưới đây của Vieclam123.vn nhé.

Bạn đang xem: "scope of work" có nghĩa là gì?


1. SOW là gì?

SOW là viết tắt của cụm từStatement of work hayScope of Work có nghĩa là báo cáo công việc hay phạm vi công việclà phạm vi trong thỏa thuận mà công việc sẽ được thực hiện được mô tả chi tiết, được xác định bằng các công việc cụ thể và thời gian biểu của từng công việc.

SOW là bảng mô tả, kê khai những công việc mà khách hàng muốn công ty, doanh nghiệp hoặc đối tác làm việc có thể thực hiện. Đây là một dạng văn bản quan trọng và không thể thiếu trong công việc, được xem là bản thỏa thuận giữa hai bên trước khi bắt đầu công việc.

SOW hay còn được gọi là bản báo cáo công việc, dùng để mô tả tổng quát về những sản phẩm dự kiến, những công việc sẽ được thực hiện trong dự án. Một bản báo cáo công việc chứa ít nhất ba yếu tố chủ chốt sau:

Kế hoạch, chiến lược tổ chức để đạt được mục tiêu

Nhu cầu kinh doanh

Phạm vi tổng quát của sản phẩm

Một bản SOW thông thường sẽ đưa ra hướng đi tổng quát cho dự án chứ không đầy đủ chi tiết các phương thức thực hiện. Báo cáo công việc có thể được điều chỉnh theo thời gian, tùy theo tình hình và những thay đổi thực tế.

Trong việc liên kết, hợp tác với các nhà đầu tư, doanh nghiệp khác, để tránh những thông tin sai lệch, công việc biến chuyển không giống như mong đợi ban đầu, các công ty luôn soạn thảo sẵn SOW là tập hợp của những vấn đề liên quan đến công việc một cách cụ thể và chi tiết nhất. SOW sẽ giúp doanh nghiệp đảm bảo được những kỳ vọng ban đầu và có thể điều chỉnh công việc theo đúng trình tự.

2. Tầm quan trọng của SOW trong công việc

Việc sử dụng SOW trong công việc sẽ giúp doanh nghiệp kiểm soát được tổng quát tiến trình công việc. Bởi vậy, mỗi SOW cần được thực hiện một cách nghiêm túc, rõ ràng, đạt được mục tiêu như mong đợi. SOW sẽ giúp doanh nghiệp có những điều hướng cụ thể chi tiết, từ đó thúc đẩy và phân phối các hoạt động diễn ra theo đúng kế hoạch.

Cụ thể, những lợi ích mà SOW mang lại cho doanh nghiệp có thể kể đến như:

Đặt mục tiêu cụ thể, điều phối phương hướng hoạt động rõ ràng, từ đó dễ dàng hơn trong việc đạt được mục tiêu như mong đợi

Đảm bảo thống nhất về ý tưởng, quan điểm từ đầu đến cuối của một dự án

Giảm thiểu, hạn chế những sai lệch, nhầm lẫn trong quá trình thực hiện

Một số doanh nghiệp dùng SOW như một hợp đồng pháp lý với nhà cung cấp, một số khác sử dụng như một ebook kiểm soát đầy đủ các công việc cần thực hiện cho các bộ phận khác, một số đơn vị còn sử dụng bảng kê công việc như một tài liệu cho phạm vi các dự án. Như vậy SOW (State of work) hay còn gọi là bảng kiểm kê công việc có vai trò quan trọng và có thể thực hiện nhiều mục đích khác nhau của doanh nghiệp.

3. Nội dung của SOW là gì?

Để đảm bảo một SOW được hoàn thiện và chuyên nghiệp trong mắt đối tác, khách hàng cũng như đạt được hiệu quả công việc như mong muốn, một SOW cần đảm bảo có được đầy đủ những nội dung sau:

3.1. Mục tiêu chung của dự án

Mục tiêu chung của dự án cần được đề cập ở trong bảng kê khai công việc để cả hai bên nắm được kết quả mình cần phải đạt được. Mục tiêu chung của dự án cũng chính là đích đến, hướng các hành động của doanh nghiệp, đối tác về con đường đúng, tránh những sai phạm chệch khỏi mục tiêu.

3.2. Cột mốc quan trọng

Những dấu mốc quan trọng về thời gian và nhiệm vụ cần hoàn thành trong từng giai đoạn giúp doanh nghiệp định hướng mục tiêu ngắn hạn rõ ràng hơn, từ đó hoàn thành công việc tốt hơn. Đưa ra những cột mốc quan trọng về thời gian và kết quả cần đạt được giúp đảm bảo tiến độ của dự án cũng như quá trình kiểm tra, theo dõi được sát sao, hiệu quả hơn.

3.3. Nhiệm vụ của mỗi cá nhân

Phân công nhiệm vụ cụ thể cho từng cá nhân, bộ phận để mọi người có thể nhanh chóng hoàn thành công việc và chịu trách nhiệm cho từng công việc mình làm.

3.4. Thông tin thanh toán

Đối với những công ty, doanh nghiệp coi SOW như một bản hợp đồng thì cần phải ghi rõ thông tin thanh toán để có thể thanh toán các chi phí đúng thời hạn, đồng thời đảm bảo tiến độ công việc không bị trì trệ.

3.5. Kết quả dự án

Kết quả cần đạt được về doanh số hay kết quả của mục tiêu kinh doanh cũng cần được ghi ra một con số cụ thể, rõ ràng

3.6. Điều kiện và điều khoản

Một bản SOW hoàn chỉnh sẽ không thể thiếu được những điều kiện và điều khoản giữa hai bên, thỏa thuận rõ ràng ngay từ đầu để hai bên có thể làm việc lâu dài.

4. Các bước cần thiết để lập được một bản SOW là gì?

Để có thể lập được một bản SOW (Bản kê khai công việc, phạm vi công việc) cụ thể, chi tiết,chuyên nghiệp, Vieclam123 khuyên bạn cần đảm bảo thực hiện theo những bước sau.

4.1. Đặt mục tiêu cho dự án

Trước khi bắt đầu một công việc, một dự án và quyết định hợp tác với bên đối tác liên quan, chúng ta cần phải đặt ra mục tiêu mà mình mong muốn một cách rõ ràng. Mục tiêu này cần phải có sự thống nhất giữa các thành viên trong nhóm hoặc các thành viên của ban quản trị.

Việc xác định mục tiêu cần phải dựa trên thực tế doanh nghiệp của bạn, bạn đang đứng ở vị trí nào trên thị trường. Những yếu tố này sẽ giúp bạn xác định được phạm vi dự án của bạn, lớn hay nhỏ, trong khả năng có thể thực hiện được.

Mục tiêu của doanh nghiệp có thể được thiết lập dựa trên mục tiêu ngắn hạn, mục tiêu trung hạn, mục tiêu dài hạn. Việc đưa ra những mục tiêu ngắn hạn và đạt được chúng sẽ là tiền đề để hoàn thành mục tiêu dài hạn.

Doanh nghiệp nên áp dụng công thức SMART để đặt ra mục tiêu, cụ thể công thức SMART như sau:

S-Specific (Cụ thể): Cụ thể về quy trình và nguồn lực.

M-Measurable (Đo lường được): Đo lường được bằng các dữ liệu khách quan

A-Attainable (Có thể đạt được): Những mục tiêu này có thể đạt được.

Xem thêm: Rm facebook là gì ?cách reg rm tỉ lệ thành công cao facebook rights manager là gì

R-Relevant (Có liên quan): Liên quan đến tầm nhìn của bạn.

T-Time-specific (Thời gian cụ thể): Cụ thể, rõ ràng về mặt thời gian.

4.2. Hành động cụ thể

Sau khi đã xác định được mục tiêu cụ thể cần hoàn thành, doanh nghiệp cần đưa ra phương hướng hoạt động hay chính xác là những việc cần phải làm để hoàn thành mục tiêu. Ở bước này doanh nghiệp cũng cần xác định cụ thể những yếu tố sau;

Yêu cầu trong quá trình thực hiện công việc và kết quả đạt được

Người sẽ đảm nhận trách nhiệm công việc này

Các phương pháp được sử dụng trong quá trình thực hiện

Cách các bộ phận kết nối, hỗ trợ lẫn nhau để thực hiện công việc

Cách thức trình bày kết quả công việc, báo cáo, thuyết trình,..

4.3. Dự trù chi phí

Doanh nghiệp cần dự trù được ngân sách cần thiết để đảm bảo dự án được hoàn thiện. Kinh phí được dự trù cần sát sao nhất có thể, tính toán để cả những rủi ro có thể xảy ra để tránh trường hợp thiếu vốn khi đang tiến hành dự án.

Các chi phí cần tính toán bao gồm:

Chi phí về con người: thuê nhân công, nguồn lao động cần thiết để hoàn thành dự án

Chi phí về vật liệu: dự trù chi phí vật liệu, sắt, thép,... dựa trên giá thành hiện tại của từng mặt hàng và biến động có thể có trong quá trình thực hiện

Thời gian

4.3. Lập thời gian biểu

Thời gian biểu được thiết lập chính là các kỳ hạn để hoàn thành các mục tiêu ngắn hạn, trung hạn, dài hạn. Thời gian biểu giúp thúc đẩy quá trình làm việc để hoàn thành công việc, đảm bảo tiến độ và tránh việc trì trệ.

4.4. Phương thức kiểm soát, đánh giá

Trước khi lập bản kê khai công việc, doanh nghiệp cũng cần xác định rõ những phương thức mình sẽ sử dụng để quản lý quá trình của dự án. Hai bên đối tác cần có những cam kết nhất định về kết quả đạt được, sau đó so sánh với mục tiêu đề ra, từ đó, đánh giá được hiệu quả công việc.

Hai bên cần lưu giữ lại những con số, hồ sơ, tài liệu, phân tích nguyên nhân dẫn đến những sai lệch về con số và chủ động trong việc giải quyết những vấn đề phát sinh để hướng đến những mục tiêu đã định sẵn.

Như vậy, trên đây là những thông tin bạn cần biết về SOW trong công việc. Biết được tầm quan trọng của bảng kê khai công việc, chắc chắn bạn sẽ cẩn trọng và tỉ mẩn hơn khi lập những bản SOW chuyên nghiệp.

So
W là gì? và So
W có ý nghĩa gì trong công việc mà doanh nghiệp, nhất là các doanh nghiệp cung cấp dịch vụ, hoặc làm dự án, phải nắm thật rõ? Nếu chưa biết thì hãy cùng tìm hiểu xem So
W là gì qua bài viết dưới đây nhé.


So
W là gì?
Tầm quan trọng của So
WAi nên chịu trách nhiệm viết Phạm vi công việc (So
W)?
Nội dung của Phạm vi công việc (So
W)Các mẹo viết Phạm vi công việc (So
W) hiệu quả
Kết luận

So
W là gì?

So
W
là viết tắt của cụm từ “Scope of Work” – Phạm vi công việc, là xác định công việc cần thiết để hoàn thành một dự án. Phạm vi công việc được xác định càng rõ ràng sẽ giúp đạt được các mục tiêu dự án với ít vấn đề nhất.

Tầm quan trọng của So
W

Các dự án có sự tham gia của nhiều bên liên quan;do đó, có nhiều khả năng thông tin sai và nhầm lẫn.Đôi khi, một lỗi nhỏ có thể gây nguy hiểm cho sự thành công của dự án.Phạm vi công việc giúp tránh những tình huống như vậy. Phạm vi công việc đảm bảo tất cả các bên liên quan củadự ánđều cùng hướng với tầm nhìn của dự án.

*
*

Ngoài ra, So
W cũng đảm bảo việc xác định chi phí để thỏa thuận hợp đồng và thanh toán, vì thường với dự án, các chi phí sẽ được tính cho từng hạng mục. Việc này giúp người giao dự án và nhà cung cấp tránh những vấn đề xảy ra trong quá trình thương thảo hợp đồng và thanh toán.

Ai nên chịu trách nhiệm viết Phạm vi công việc (So
W)?

Người quản lý dự án sẽ viết phạm vi công việc với sự cộng tác của các bên liên quan chính.Dự án bắt đầu sau khi tài liệu này đã sẵn sàng.Bất kỳ thay đổi nào trong tài liệu này đều cần có yêu cầu thay đổi gửi tới các bên liên quan.

Với các dự án đang được thực hiện thông quahợp đồng giá cố định, khách hàng/chủ đầu tư sẽ cung cấp phạm vi công việc chi tiết.

Nội dung của Phạm vi công việc (So
W)

Một văn bản định nghĩa Scope of Work (So
W) – Phạm vi công viêc thường bao gồm các phần sau:

Danh sách chi tiết các sản phẩm, công việc:Các sản phẩm và công việc chính của dự án được ghi lại trong phần này. Một số dự án hoặc công việc cần yêu cầu thêm đích danh nhân sự đảm nhiệm các hạng mục của dự án.Các mốc thời gian:Phần này cung cấp một lộ trình trực quan của dự án từ đầu đến cuối.Timeline hoặc
Biểu đồ Ganttđược sử dụng để mô tả các giai đoạn của dự án.Sự kiện quan trọng:Cácsự kiện quan trọng của dự án giúp theo dõi tiến độ dự án.Báo cáo:đó có thể làbáo cáo trạng tháicho khách hàng, báo cáo tiến độ mà bạn đang hỏi từ nhà cung cấp hoặc báo cáo tài chính để phân tích sự khác biệt giữa ngân sách và hiệu suất…. Các báo cáo này sẽ là phương tiện liên lạc trong suốt dự án và cung cấp cho tất cả các bên liên quan dữ liệu và thông tin họ cần để luôn cập nhật về hiệu suất của dự án.

Các mẹo viết Phạm vi công việc (So
W) hiệu quả

Trước khi hoàn thiện phạm vi tài liệu công việc, hãy nhận được sự đồng thuận của các bên liên quan chính.Hãy viết cụ thể và có chi tiết rõ ràng.Nếu được yêu cầu, hãy bao gồm hình ảnh trực quan, hình ảnh, tệp, bảng, ảnh, biểu đồ, đồ họa, video, liên kết và ví dụ để tăng khả năng hiểu vấn đề của các bên liên quan.Tất cả các định nghĩa, thuật ngữ kinh doanh, cụm từ hoặc từ viết tắt phải được giải thích trong tài liệu.Các tiêu chí thành công của dự án phải rõ ràng và tất cả các bên liên quan nên đồng ý về chúng.Giữ các yêu cầu có tính thực tế và nếu cần, hãy tham khảo ý kiến ​​của các chuyên gia về cho yêu cầu đó.Cho cả nhóm (team) thực hiện tham gia vào việc chuẩn bị tài liệu phạm vi công việc.

Kết luận

Phạm vi công việc là mộttài liệu dự ánquan trọng mô tả các công việc cần thiết để hoàn thành dự án.

Hy vọng đây sẽ là những thông tin quan trọng và hữu ích để các cá nhân hoặc doanh nghiệp có thể thực hiện, hoàn thành dự án kinh doanh của mình và đạt hiệu quả tốt nhất.